Workflow de validation de documents avec notifications temps réel : soumettez, approuvez ou refusez en quelques clics, même à distance
Vous envoyez des conclusions par email à l'associé pour validation. Aucune réponse pendant 2 jours. Vous relancez. Le document est finalement validé mais vous n'avez aucune trace écrite de cette validation.
Et si la validation de vos documents était instantanée, traçable et accessible à distance ?
Un parapheur numérique complet avec workflow de validation personnalisable. Soumettez un document, le validateur reçoit une notification instantanée, approuve ou refuse avec commentaire. Historique complet conservé et traçable.
Sélectionnez le document depuis la GED, choisissez le(s) validateur(s) et ajoutez un message explicatif si nécessaire.
Notification temps réel par email et dans l'application. Le validateur accède au document d'un clic.
Le validateur consulte le document, approuve ou refuse en un clic. Commentaires et justifications obligatoires si refus.
Toutes les validations sont archivées : qui, quand, décision, commentaires. Traçabilité totale pour processus qualité.
Tout ce qu'il faut pour un workflow de validation efficace
Définissez vos circuits de validation : validation simple, double validation, validation séquentielle ou parallèle.
Email + notification in-app à chaque soumission. Relances automatiques si pas de réponse sous X jours.
Ajoutez des commentaires lors de l'approbation ou du refus. Justification obligatoire en cas de refus.
Consultez l'historique complet : qui a validé quoi, quand, avec quels commentaires. Audit trail complet.
Statut en temps réel de chaque demande. Filtrez par statut pour suivre les validations en cours.
Soumettez à plusieurs validateurs simultanément ou séquentiellement. Gestion des validations en cascade.
Situation : Un avocat collaborateur rédige des conclusions. Elles doivent être validées par l'associé avant dépôt au greffe.
Avec HelloCabAvocat : Le collaborateur soumet les conclusions via le parapheur. L'associé reçoit une notification, lit sur son mobile pendant un déplacement, approuve avec un commentaire. Les conclusions sont déposées dans la foulée.
Situation : Avant d'envoyer une facture de 50 000€, le cabinet impose une double validation (avocat + associé gérant).
Avec HelloCabAvocat : La facture est soumise au parapheur avec workflow séquentiel : d'abord l'avocat responsable du dossier, puis l'associé. Chacun valide avec traçabilité complète.
Situation : Le cabinet est certifié ISO 9001. Toutes les validations de documents doivent être tracées pour les audits.
Avec HelloCabAvocat : Le parapheur numérique enregistre automatiquement toutes les validations avec horodatage et identité du validateur. Export PDF pour audit annuel. Conformité garantie.
L'associé valide depuis son mobile en déplacement. Aucune latence, documents approuvés en quelques minutes.
Qui a validé quoi, quand, avec quels commentaires ? Historique complet pour conformité processus qualité.
Fini le parapheur papier circulant dans le cabinet. Tout est numérique, zéro impression, écologique et économique.
ISO 9001, certification Lexing... Le parapheur numérique répond aux exigences de traçabilité des certifications.
Pas de réponse sous 48h ? Relance automatique par email. Aucun document ne reste bloqué en validation.
Personnalisez vos circuits de validation selon votre organisation : simple, double, séquentiel, parallèle.
Rejoignez les cabinets qui ont réduit leurs délais de validation de 75% grâce au parapheur numérique.